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E‑Mail-Versand

1. Zweck der Funktion

Der E‑Mail-Versand im Asset Manager ermöglicht automatische Serienmails auf Basis von Datenbankabfragen:

  • Empfänger werden aus einer Datenquelle gelesen.
  • Inhalt (Betreff, Text, optionale Kalendereinladung) wird über Vorlagen und Platzhalter dynamisch erzeugt.
  • Anhänge können aus der zentralen Dateiablage zugeordnet werden.
  • Ein Terminplan steuert, wann die Vorlage ausgeführt wird.

Voraussetzung ist eine funktionierende E‑Mail-Konfiguration (SMTP) und mindestens eine gültige E‑Mail-Vorlage.

2. SMTP‑Konfiguration (E‑Mail-Einstellungen)

Vor dem Anlegen von Vorlagen muss der Versandserver eingerichtet sein.

2.1 Felder der SMTP‑Einstellungen

Im Dialog für die E‑Mail-Einstellungen werden typischerweise folgende Angaben benötigt:

  • Server
    Hostname oder IP‑Adresse des SMTP‑Servers.
  • Port
    Typischerweise 25, 465 oder 587 – abhängig vom verwendeten Server.
  • Absender‑E‑Mail
    Adresse, die im Posteingang der Empfänger als Absender erscheint.
  • Absender‑Name
    Frei wählbarer Anzeigename, der im E‑Mail-Client angezeigt wird.
  • Benutzername
    Login für den SMTP‑Server.
  • Kennwort
    Passwort zum Benutzerkonto. Das Kennwort wird verschlüsselt gespeichert.
  • Sicherheitsoption (Verschlüsselung)
    Auswahl, ob und wie der SMTP‑Server verschlüsselt angesprochen wird (z. B. ohne Verschlüsselung, automatisch, SSL/TLS, STARTTLS).

2.2 Verbindung testen

Im Dialog steht eine Schaltfläche zur Verfügung, um die Verbindung zu testen:

  • Es werden die aktuell eingestellten Werte verwendet.
  • Der Asset Manager prüft, ob eine Anmeldung am SMTP‑Server möglich ist.
  • Bei Erfolg wird eine Informationsmeldung angezeigt; bei Fehler ein entsprechender Hinweis.

Erst wenn dieser Test fehlerfrei durchläuft, sollte mit dem Anlegen von Vorlagen begonnen werden.

3. E‑Mail-Vorlagen: Aufbau und Bestandteile

Eine E‑Mail-Vorlage besteht aus mehreren Bausteinen:

  1. Datenquellen (SQL‑Abfragen)
  2. E‑Mail‑Inhalt (Betreff, Body, CC/BCC)
  3. Terminplan (Ausführungsintervall)
  4. Optional: Kalendereintrag
  5. Optional: Anhänge

Die Vorlage wird im entsprechenden Dialog erstellt bzw. bearbeitet, der mehrere Registerkarten enthält (z. B. „SQL‑Abfrage“Abfrage, „E‑Mail‑Vorlage“Vorlage, „Kalender“Kalender, „Anhänge“Anhänge).

4. Datenquellen (SQL)

4.1 Grundkonzept

  • Datenquellen sind SQL‑Abfragen, die beim Ausführen der Vorlage gestartet werden.

  • Das Ergebnis bildet die Grundlage für Empfänger, Platzhalter im Text und optionale Kalenderdaten.

  • Es gibt zwei logische Rollen von Datenquellen:

    • E‑Mail‑Datenquelle: liefert Empfängeradresse und weitere Felder.
    • Zusätzliche Datenquellen: liefern ergänzende Informationen (z. B. Asset‑Daten, Kundeninformationen).

Es muss genau eine Datenquelle existieren, die als E‑Mail‑Quelle dient und eine Empfängeradresse bereitstellt.

4.2 Typischer Ablauf beim Einrichten der Datenquellen

  1. Auf der Registerkarte für SQL‑Abfragen eine neue Datenquelle anlegen.
  2. Die SQL‑Abfrage so formulieren, dass sie alle benötigten Spalten liefert:
    z. B. Empfängeradresse, Name, Assetnummer, Termine usw.
  3. Diese Datenquelle als E‑Mail‑Quelle kennzeichnen (sofern im Dialog vorgesehen).
  4. Optional weitere Datenquellen anlegen, die zusätzliche Spalten liefern.
  5. Die Abfrage über die vorhandene Ausführen‑Funktion testen und das Ergebnis kontrollieren.

Beim Speichern der Vorlage prüft der Asset Manager:

  • ob überhaupt eine E‑Mail‑Datenquelle vorhanden ist,
  • ob es genau eine E‑Mail‑Datenquelle gibt,
  • ob in den Daten eine Spalte für die Empfängeradresse existiert.

Bei Problemen werden entsprechende Fehlermeldungen angezeigt und die Vorlage kann nicht aktiviert werden.

5. Platzhalter (Variablen) im Betreff und Text

5.1 Funktionsweise

  • Spalten aus den definierten Datenquellen können als Platzhalter in

    • Betreff,
    • Zusammenfassung (für Kalender)
    • E‑Mail‑Text und
    • Kalenderbeschreibung verwendet werden.

  • Ein Platzhalter wird in der Regel in geschweifte Klammern eingeschlossen:
    {Spaltenname}

  • Beim Versand wird der Platzhalter pro Datensatz durch den konkreten Wert ersetzt.

Beispiel (schematisch):

  • Spalte KundenName
  • Betreff: Wartungstermin für {KundenName}
  • Die tatsächliche E‑Mail, die an eine Person geht, enthält dann z. B. Wartungstermin für MusterMustermann GmbH.

5.2 Unterstützung bei der Auswahl

  • Neben Betreff und Zusammenfassung kann eine Liste der verfügbaren Spalten eingeblendet werden.
  • Im E‑Mail‑Editor kann je nach Konfiguration eine Liste der verfügbaren Platzhalter angezeigt werden.
  • Ein Platzhalter kann entweder durch Auswahl aus der Liste oder durch direktes Eintippen in der Form {Spaltenname} eingefügt werden.

Werden Platzhalter verwendet, die in keiner Datenquelle vorhanden sind, meldet der Dialog beim Speichern einen Fehler.

6. E‑Mail‑Vorlage: Inhalt und Optionen

Auf der Registerkarte für den E‑Mail‑Inhalt werden folgende Angaben hinterlegt:

6.1 Allgemeine Angaben

  • Vorlagenname
    Bezeichnung der Vorlage im Asset Manager.
  • Vorlage aktiv
    Schalter, ob die Vorlage für den automatischen Versand freigegeben ist.
    Ist die Vorlage inaktiv, werden keine E‑Mails auf Basis dieser Vorlage erzeugt, auch wenn ein Terminplan hinterlegt ist.
  • Dubletten vermeiden
    Wenn diese Option eingeschaltet ist, versuchtvermeidet das System Wiederholungsversand identischer E‑Mails zu vermeiden.
    Konkrete Kriterien (z. B. Kombination aus Empfänger, Vorlage und Datensatz) sind serverseitig definiert.Mails.

6.2 Empfängersteuerung

  • CC‑Feld
    Spalte aus den Datenquellen, die zusätzliche Empfänger im CC enthält oder eine feste Adresse.enthält.
  • BCC‑Feld
    Analog zum CC‑Feld, jedoch für Blindkopien.

Diese Felder können entweder mit fixen Adressen oder mit Platzhaltern (Spalten aus den Datenquellen) befüllt werden.

6.3 Betreff und E‑Mail‑Text

  • Betreff
    Freier Text, der Platzhalter enthalten kann.
  • E‑Mail‑Text (HTML)
    Über einen Editor kann ein formatiertes HTML‑Layout erstellt werden (Schriftarten, Absatzformatierungen, einfache Tabellen usw.).
    Auch hier können Platzhalter verwendet werden.

Beim Speichern wird geprüft, ob verwendete Platzhalter in den Datenquellen existieren. Andernfalls erscheint ein entsprechender Hinweis.

7. Terminplanung (Cron‑Ausdruck)

Der E‑Mail-Versand wird durch einen Terminplan gesteuert, der als Cron‑Ausdruck hinterlegt ist.

7.1 Cron‑Eingabefeld

  • Im Vorlagen-Dialog gibt es ein Eingabefeld für den Cron‑Ausdruck.
  • Daneben befindet sich eine Schaltfläche, mit der ein Hilfsdialog geöffnet werden kann, um den Ausdruck komfortabel zusammenzustellen.
  • Unterhalb des Eingabefeldes wird eine Beschreibung in Klartext angezeigt (z. B. „Jede Stunde zwischen 8 und 18 Uhr, Montag bis Freitag“), sofern der Ausdruck gültig ist.

7.2 Regeln und Validierung

Beim Speichern der Vorlage werden u. a. folgende Regeln geprüft:

  • Der Terminplan darf nicht leer sein.
  • Das resultierende Intervall darf nicht zu klein sein.
    Der Asset Manager prüft, ob die geplanten Ausführungen im Prüfzeitraum mindestens etwa stündlich auseinander liegen.
    Liegt das Intervall darunter, wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.

Ist die Vorlage aktiv, wird sie vom Hintergrunddienst des Asset ManagersManager Services gemäß diesem Terminplan ausgeführt.

8. Optionale Kalenderereignisse

Zusätzlich zum E‑Mail‑Versand kann eine Vorlage Kalenderereignisse erzeugen (z. B. Termine in einem Kalender).

8.1 Aktivierung

Auf der Registerkarte für den Kalender gibt es einen Schalter, um Kalenderereignisse zu aktivieren. Nur wenn:

  • die Vorlage selbst aktiv ist und
  • der Kalender‑Schalter eingeschaltet ist,

werden Kalenderereignisse erzeugt.

8.2 Felder für Kalenderereignisse

Typische Felder:

  • Ort
    Entweder fester Text oder Platzhalter aus den Datenquellen.
  • Startzeit / Datum
    Spalte mit Datum/Uhrzeit aus den Datenquellen.
  • Dauer (Minuten)
    Spalte oder fester Wert für die Dauer.
  • Zusammenfassung
    Titel des Termins. Kann Platzhalter enthalten.
  • Beschreibung
    Ausführlicher Beschreibungstext; auch hier sind Platzhalter möglich.

Alle Pflichtfelder müssen belegt sein, sobald der Kalender aktiviert ist. Fehlende Angaben werden beim Speichern der Vorlage mit einer Meldung quittiert.

9. Anhänge

Auf der Registerkarte für Anhänge können Dateien aus der zentralen Dateiablage des Asset Managers ausgewählt werden.

Typischer Ablauf:

  1. Kontextmenü im Anhangs‑Grid öffnen (z. B. mit rechter Maustaste).
  2. Neue Anhänge über den Dateiauswahldialog hinzufügen.
  3. Ausgewählte Dateien erscheinen in der Liste der Anhänge.
  4. Nicht mehr benötigte Anhänge über das Kontextmenü entfernen.

Beim Versand werden alle in der Vorlage hinterlegten Anhänge an jede erzeugte E‑Mail angefügt.

10. Typischer Workflow: Neue E‑Mail-Vorlage anlegen

  1. SMTP‑Einstellungen prüfen
    Dialog für E‑Mail‑Einstellungen öffnen, Serverdaten hinterlegen und Verbindungstest ausführen.

  2. Neue Vorlage anlegen

    • Dialog für E‑Mail‑Vorlagen öffnen.
    • Neue Vorlage erzeugen.
    • Name und ggf. Symbol vergeben.

  3. Datenquellen definieren

    • Auf der SQL‑Registerkarte E‑Mail‑Datenquelle anlegen, die mindestens eine Spalte mit Empfängeradresse enthält.
    • Optional weitere Datenquellen für zusätzliche Inhalte anlegen.
    • Abfragen ausführen und Ergebnis prüfen.

  4. Platzhalter aktualisieren

    • Sicherstellen, dass die Datenquellen korrekt sind, damit die Liste der verfügbaren Spalten/Platzhalter aktuell ist.

  5. E‑Mail‑Inhalt aufbauen

    • Betreff mit statischem Text und Platzhaltern definieren.
    • HTML‑Text im Editor erstellen und Platzhalter einfügen.
    • CC/BCC nach Bedarf befüllen.

  6. Terminplan festlegen

    • Cron‑Ausdruck eingeben oder über den Hilfsdialog zusammenstellen.
    • Beschreibung kontrollieren, ob das gewünschte Intervall getroffen wird.

  7. Kalender (optional)

    • Kalenderfunktion aktivieren.
    • Ort, Startzeit, Dauer, Zusammenfassung und Beschreibung belegen (ggf. mit Platzhaltern).

  8. Anhänge (optional)

    • Registerkarte „Anhänge“ öffnen.
    • Dateien aus der Dateiablage auswählen und hinzufügen.

  9. Vorlage aktivieren und speichern

    • Schalter „Vorlage aktiv“ einschalten.
    • Dialog mit OK schließen.
    • Eventuelle Fehlermeldungen bearbeiten, bis die Vorlage ohne Fehler gespeichert werden kann.

Ab diesem Zeitpunkt wird die Vorlage vom System anhand des Terminplans regelmäßig ausgeführt; pro Datensatz der E‑Mail‑Datenquelle werden E‑Mails (und ggf. Kalenderereignisse) erzeugt.

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